La promulgación de la Resolución 165 por parte de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), redefine el sistema de facturación en el país, imponiendo nuevas obligaciones a los negocios, incluyendo a las Estaciones de Servicio.

Deivis Palencia García, Gerente de Datagas, empresa con más de 15 años de experiencia en proveer software para Estaciones de Servicio, y experto en soluciones tecnológicas para el sector minorista de combustibles, le ofreció a Surtidores LATAM una serie de recomendaciones para tener en cuenta este próximo 1° de mayo, fecha en la que finaliza la implementación de medidas en el sistema de facturación electrónica.

En primer lugar, el referente destacó la importancia de que las Estaciones de Servicio implementen soluciones integrales que les permitan controlar de manera eficiente sus procesos operativos, administrativos, financieros y contables. Esto es clave por varias razones:

Cumplimiento normativo: Contar con herramientas adecuadas es necesario para cumplir con los requisitos legales, especialmente en lo que respecta a la facturación electrónica ya que las sanciones por incumplimiento pueden ser fuertes, según Palencia. “Recientemente han habido casos mediáticos en almacenes de grandes superficies que han sido cerrados durante tres días por incumplimiento a los requisitos”, relató.

Mitigación de riesgos: Al contar con soluciones innovadoras, las Estaciones de Servicio pueden mitigar o incluso evitar posibles sanciones por parte de la DIAN, lo que protege la continuidad de sus operaciones y su reputación empresarial.

En cuanto a los requisitos de la factura electrónica, el referente mencionó que están establecidos en la Resolución 165 de la DIAN e incluyen:

• Datos completos del emisor y receptor de la factura.
• Descripción detallada del artículo vendido o servicio prestado.
• Impuestos aplicables a la transacción.
• Código Único de Facturación Electrónica (CUFE).
• Forma de pago y fecha de emisión de la factura.

“Cuando las Estaciones de Servicio cuenten con una solución transversal en todas las áreas les permitirá de cierta manera cumplir tanto con los requisitos normativos y contar con la información financiera al día”, resumió Palencia.

Cabe señalar que en referencia al cumplimiento de la normativa de la DIAN, los empresarios gasolineros podrán optar entre implementar la facturación por POS Electrónico o facturar electrónicamente todas las ventas. Sin embargo, si se elige la primera opción también se está en la obligación de implementar Facturación Electrónica mientras que si se elige esta misma no se estará obligado a tener POS Electrónico.