A partir de la Resolución 165 de la DIAN, que establece los criterios de la facturación electrónica, los empresarios y propietarios del sector de Estaciones de Servicio a nivel nacional deben asegurarse de cumplir con las normativas vigentes.

Al respecto, Deivis Palencia García, Gerente de DataGas, compañía con más de 15 años de experiencia en proveer soluciones a los empresarios minoristas de combustibles, compartió con Surtidores LATAM una guía a tener en cuenta para tomar una decisión informada al seleccionar un software de control y facturación electrónica:

Cumplimiento con la Resolución 165 de la DIAN: El principal punto de partida es asegurar que cumpla completamente con la norma. Esto implica manejar con precisión todos los requisitos del Anexo 1.9, desde los cálculos fiscales hasta las firmas electrónicas.

Integración con proveedores tecnológicos autorizados: Garantiza operaciones más seguras. Además ofrecen una mayor seguridad, ya que estos sistemas suelen estar alojados en centros de datos como Amazon, Azure y Google, los cuales incluyen rigurosos procesos de respaldo.

Facturación electrónica directa desde el surtidor: Esto simplifica el proceso, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la satisfacción del cliente. Esta característica facilita la grabación automática de los datos de ventas, minimizando errores y una operación más fluida.

Almacenamiento de datos por mínimo 5 años: Cumplir con las regulaciones de la DIAN implica garantizar el almacenamiento de datos por este período de tiempo por lo que el software debe ofrecer soluciones de almacenamiento seguro y accesible.

Mecanismos de respaldo ante problemas de internet: En zonas con conectividad de internet inestable, contar con esta protección es clave. En ese sentido, los empresarios deben elegir un soporte adecuado con capacidades fuera de línea o soluciones alternativas para mantener las operaciones funcionando sin problemas.

Compatibilidad con todos los combustibles de la Estación de Servicio: Existen soluciones que funcionan en surtidores, otras que funcionan para GNCV y otras para GLP. Al respecto, los propietarios deben asegurarse que esté apto para todos los tipos.

“Realmente hay varios aspectos que tienen claves que debe tener o que deben considerar las Estaciones de Servicio para poder elegir a un buen proveedor de una solución tecnológica”, resumió Palencia.