Mientras la transformación digital avanza a paso firme, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) implementó nuevas disposiciones que afectan también  los procesos de facturación en las Estaciones de Servicio.

Estas actualizaciones, compartidas por la Federación de Estaciones de Combustibles y Energéticos de Colombia (FECEC) a Surtidores LATAM, buscan simplificar los procedimientos, especialmente en zonas con problemas de conectividad, y al mismo tiempo reforzar el cumplimiento normativo.

Uno de los cambios más relevantes es la flexibilización del plazo para la emisión de la factura electrónica en sitio, una medida clave para estaciones ubicadas en regiones rurales o con limitaciones tecnológicas. Ahora, los establecimientos cuentan con un plazo de 48 horas para enviar la factura electrónica a la DIAN, siempre que entreguen al cliente un comprobante físico de forma inmediata. Eso sí, este documento debe cumplir con los requisitos del artículo 67 de la resolución correspondiente, de lo contrario, será considerado como una omisión.

En paralelo, la DIAN trabaja en un nuevo sistema de autollenado, diseñado para agilizar la recolección de datos de los clientes. Con solo ingresar el número de identificación, los comercios podrán acceder automáticamente al nombre y correo electrónico del adquirente.

Esta medida, que será implementada próximamente, promete reducir tiempos en caja y garantizar el cumplimiento con las normativas de protección de datos personales.

Otra de las novedades que debe conocer el gremio es la actualización de los requisitos para emitir factura electrónica. De ahora en adelante, se deberá registrar el nombre completo o razón social del cliente, el tipo y número de identificación, y un correo electrónico donde se enviará el comprobante. No obstante, se han introducido excepciones importantes que alivian la carga administrativa en ciertos casos.

Por ejemplo, si la factura se entrega impresa, no será obligatorio solicitar un correo electrónico. Además, si el cliente no pide factura electrónica, tampoco se requerirá su tipo o número de identificación. Y una vez entre en funcionamiento el sistema de consulta de la DIAN, bastará con el número de identificación para obtener automáticamente los demás datos requeridos para la facturación.

Cabe recordar que el pasado mes de febrero, la DIAN aclaró una controversia sobre la facturación en ventas de combustible a crédito, tras una consulta de la Confederación de Distribuidores Minoristas de Combustibles y Energéticos (COMCE). Inicialmente, se establecía que toda venta debía facturarse en el momento de la transacción, incluso si se trataba de un contrato de suministro con crédito. 

Sin embargo, tras las preocupaciones expresadas por los distribuidores minoristas, la DIAN emitió un comunicado aclaratorio en el que reconoció que, para contratos de suministro de tracto sucesivo, la facturación puede realizarse según los términos pactados entre las partes, siempre que se emita dentro de un plazo máximo de un mes.